为什么要缩短订单周期？

从企业向供应商下发采购订单开始，到企业收到采购物资，这一过程中所有采购单据的处理活动称之为订单处理过程，所经历的时间历程称为订单处理周期。

一般来说，订单周期指的是规律性的两次采购间隔的天数。

采购订单处理周期的长短，直接决定了企业的库存量，而库存水平的高低，决定了企业采购成本的高低。

因此，采购部门经常会遇到1个问题：如何缩短采购订单周期，使采购尽可能顺利和快速的运作。

今天，宝妹就介绍 5种 从申请到订购，快速启动和运行PO的方法，希望能为您带来一些启发。

1、形成标准化的审批流程

需要注意的是，标准化并非是所有品类审批都走1个流程，而是根据采购品类、金额，设立一系列，具有层次结构的审批流程。

以支出宝合作的某企业审批流程为例：员工A提出订单申请，然后，请购需求将传递到下一位经理，如果请求的购买金额少于5000元，经理可直接批准请求，如果价格更高，则传递给下一个级别更高的利益相关者和审批者。

不同的品类，不同的金额，用不同的【寻源策略】和【流程】管控，让审批效率更高的同时，兼具灵活性。

2、订单细节审查与流程控制

当供应商寻源确认后，采购负责人需要生成订单，并进行内部审批，此时，订单创建的【准确率】和【信息完整度】将决定审批进度的快慢。

一般来说，采购订单审查主要包括以下内容：

核对采购物资的名称、编号、数量、价格等内容的准确性。检查所需物资是否能进行采购。审查补交物资订单或取消订单的文件。审核供应商的供货能力和资金信用度。转录采购订单的信息，并开具采购账单。

在这一过程中，审批速度决定了订单周期长短，在保证订单细节无误的情况下，缩短订单审查与审批的时间，有利于最大程度上缩短订单处理周期。

3、有效的订单跟踪

企业可以通过任命【项目负责人】的方式， 有效控制订单细节。负责人需要对采购订单进行跟踪，并及时处理订单履行、货物交付、对账付款过程中的任何延迟问题，确保采购过程顺利无阻。

订单执行前：负责人需要根据物资品类，分析、比较、制定合理的采购计划，并向供应商正式提出订单请求，供应商接受订单后，采购负责人需要及时跟踪供应商的订单处理状态，查看并确认供应商是否按照订单要求安排生产或安排供货。

订单执行过程中：在供应商备料过程中，负责人要及时与供应商沟通排产或供货进度，及时发现问题，快速沟通解决，保证供应商按时交付。

订单交付后：负责人需要及时跟进交付状态，与供应商核对发票，保证订单周期快速流转。

4、信息共享，实现物料和信息的流动

您可以通过筛选首选供应商，并与首选供应商建立一种长期的、互利的战略伙伴关系，及时把生产、质量、服务、交易期的信息实现共享，使供应商严格按照要求提供产品与服务，根据生产需求协调供应商计划，从而加速订单流转，实现高质量采购。

5、 建立更精简的供应链

企业可以通过规范化、标准化采购流程，让企业采购过程转变为更精简、更快速、更高效的状态。

您可以通过定期进行供应商评估，对合作的供应商分类分级，确定供应商选择的优先级。

通过与优选供应商建立长期的供应关系，既能实现集中采购，获得更有优势的价格，也能在质量管理、售后服务、交期追踪、甚⾄办公成本等⽅⾯提高效率。

关于支出宝

与传统的ERP系统不同，支出宝数智采购SaaS系统，可以将【采购申请】直接转换为【采购订单】，同时，企业采购也可以直接在线创建采购订单，并通过订单的线上管理，全流程跟踪采购订单进度，形成规范化、标准化的采购订单流程，缩短采购周期。

此外，在需求管理方面，支出宝提供多种计划申请模板，杜绝杂乱的需求申请及输出方式，并通过寻源策略反向管控审批流程，让流程更清晰有序。

作为新一代数智采购支出管理SaaS的行业引领者，支出宝依托于顾问团队多年采购管理经验，能够快速帮助企业梳理业务采购流程和现状，并将其转变为可执行的产品逻辑，帮助企业深度Know-how，并把采购Know-how做成知识、模板，嵌入到系统中，帮助企业提高效能。

这种“轻咨询”的模式，也使企业管理运营得以改善，为数智采购系统落地提供了重要支撑。

未来，支出宝将不断创新产品，实现采购数字化的智能决策、智能推荐、自动匹配等功能，利用“应用云、知识云、资源云”三重引擎打造数智采购工具，为企业打造更智能更好用的采购管理SaaS，助力企业采购数智化转型成功，推动中国企业采购数智化发展进程。